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digitale archivierung
im detail

Generell bedeutet die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln. Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet sie viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine digitale Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Digitale Archivierung – die wichtigsten Fakten
Der große Vorteil der digitalen Archivierung für Sie und Ihr Unternehmen liegt zunächst darin, dass diese technologieneutral ist. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, frei zu sein in der Wahl des entsprechenden Systems. Dennoch muss dieses einigen rechtlichen Vorgaben genügen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen. Auch wichtig ist, dass die Software eine Revisionssicherheit garantiert.

wer muss digital archivieren?

Grundsätzlich jeder, der die eingangs erwähnten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachten muß.
Schon bei einer digital erhaltenen Rechnung, was heute schon fast Standard ist (z.B. Telefonrechnung, Einkäufe im Onlinehandel ...) sind sie verpflichtet, diese auch digital zu archivieren. Ein Ausdruck auf Papier - selbst wenn Sie die meisten Ihrer Rechnungen in Papierform erhalten würden - wäre nicht zulässig.

was bedeutet revisionssichere archivierung?

Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss das in diesem Fall dokumentiert werden. Werden Dateien mit dem Mac Finder oder dem Windows Explorer abgelegt, fehlt die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Der Betriebsprüfer kann so nicht alle Änderungen einsehen.

Warum ist das Archivieren auf externen Speichermedien, PC und Papier nicht revisionssicher?
Handelsübliche Speichermedien, wie eine Festplatte oder ein USB-Stick, können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. Zugriffe dieser Art nicht dokumentieren. Die beiden grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit, nämlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit werden deshalb durch diese Speichermedien nicht gewährleistet.

welche dokumente müssen archiviert werden?

Prinzipiell müssen alle Geschäftsvorgänge archiviert werden, die buchungsrelevant sind. Neben offensichtlichen Dokumenten, wie einer Rechnung, sind dies beispielsweise auch Geschäftskorrespondenz zu Bestellungen, Rabatten und Aufträgen, die zu einer Bestellung bzw. Rechnung führen sowie sämtliche Auswertungen der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung.

so funktioniert unsere archivlösung

Dokumentenimport aus allen Quellen
Unsere Archivlösung bündelt Belege aus E-Mails, Scans, Handy-Fotos und Online-Accounts. Belegtypen werden erkannt und strukturiert nach Datum sortiert abgelegt.
Im Idealfall nutzen Sie unser Rechnungsmanagement und profitieren von den möglichen Work-Flow Funktionalitäten.

Intelligente Datenextraktion
Das System liest über intelligente Algorithmen Belegdaten für die spätere Weiterverarbeitung und Volltextsuche aus.

Revisionssichere Archivierung
Ihre Dokumente im nächsten Schritt revisionssicher abgelegt, sodass Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. 

Ihr Archiv
In Ihrem Archiv finden Sie fünf verschiedene Arten der Dokumentenaufbereitung. Die hierarchische Ordnerstruktur zu freien Ablage, eine Kontaktliste mit Absendern und Empfängern aus Ihren Dokumenten, Dokumententypen für die Kategorisierung, Tags für die freie Verschlagwortung, und eine Volltextsuche, die jeglichen Inhalt aus Ihren Dokumenten auffindet.

Darüber hinaus gibt es eine Versionsverwaltung und ein Protokoll zur Dokumentation von Änderungen, Erinnerungen für Dokumenten-bezogene Termine, und ein Rechtemanagement für die Erteilung von Lese- und Schreibzugriffen.

Posteingang
Im Posteingang werden alle eingehenden Dokumente gesammelt. Es handelt sich hierbei um einen gemeinsamen Posteingang, der von allen Teammitgliedern eingesehen werden kann. Sie können die Dokumente entweder direkt hochladen oder per E-Mail an das Archiv senden.

Wenn Dokumente im Posteingang eingehen, werden diese sofort analysiert. das System liest in diesem Schritt relevante Informationen für die spätere Weiterverarbeitung und Volltextsuche aus. Danach können Sie die Dokumente prüfen und archivieren.

Katalogisierung
In der Dokumentenansicht werden in der rechten Seitenleiste Angaben zum Dokument aufgelistet. Hier können Sie den Absender und Empfänger, Informationen, Tags und Notizen hinterlegen. Die Angaben verwendet das Archivzum Auffinden und Ordnen der Dokumente.

Grundsätzlich können alle Dateiformate archiviert werden. In der Vorschau werden neben PDFs auch alle gängigen Bildformate und HTML-Dateien unterstützt.

Versionierung
Wenn Sie Änderungen an Dokumenten vornehmen, muss dies dokumentiert werden. Hierfür bietet das Archiv die Möglichkeit zur Versionierung. Im Versionsverlauf können Sie alle vorherigen Versionen einsehen und herunterladen.

Dokumente
Der Dateimanager ist das Herz von des Archivs. Hier können Sie sortieren und filtern. Neben der Kachelansicht steht Ihnen auch eine Listenansicht zur Verfügung.
Außerdem unterstützt das System eine hierarchische Ordnerstruktur. Legen Sie unzählige Ordner in beliebiger Tiefe an. Eine flache Ordnerstruktur ist kein Muss.

Kontakte
Das Archiv zeigt die Absender und Empfänger der Dokumente als Adressbuch an und erleichtert dadurch das Auffinden von Dokumenten. Ist die Website des Kontakts hinterlegt, wird automatisch dessen Logo ermittelt.

Typen
Dokumententypen haben neben der Kategorisierung der Dokumente den Zweck der Fristsetzung. An den Typ Rechnung sind zum Beispiel eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist und eine automatische Löschung zum Ablauf der Frist geknüpft. Bei Bedarf lassen sich auch weitere Dokumententypen anlegen.

Tags
Jedes Dokument kann mit beliebig vielen Tags verknüpft werden. Dadurch können Sie mehrere Dokumente gruppieren, zum Beispiel Themen- oder Produktbezogen.

Protokoll
Da jede Aktion dokumentiert werden muss, führt das System ein Protokoll. Sie sehen so wer welche Änderungen durchgeführt hat.
In der Dokumentenansicht lassen sich auch nur Aktionen für das jeweilige Dokument anzeigen.

e-mail archivierung

Grundsätzlich gelten die vorstehenden Informationen auch für die Archivierung Ihrer E-Mails.

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe einer geeigneten Archivlösung kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.

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