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personalverwaltung
im detail

Ein Portal – viele Funktionen
Ihre Führungskräfte greifen per Browser auf das Personal-Portal und damit auf ausgewählte Dokumente oder die komplette Personalakte einzelner Mitarbeiter zu. So gewinnen sie umgehend die Einblicke, die sie für operative Planungen oder die persönliche Ansprache von Angestellten benötigen.

Entscheidungsträger identifizieren mithilfe der vorliegenden Informationen Fähigkeiten und Kompetenzen einzelner Mitarbeiter einfach und schnell.
Sie behalten Termine wie Geburtstage, Jubiläen oder Probezeitfristen dank integrierter Terminverwaltung immer im Blick.
Anpassungen oder Änderungen einzelner Informationen zur Überprüfung melden sie direkt im Portal an die Personalabteilung.
Führungskräfte und Mitarbeiter haben Zugriff auf ausgewählte Dokumente der Digitalen Personalakte
Im Mitarbeiterkalender verschaffen sich Führungskräfte einen schnellen Überblick über die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter.
Sie empfangen komfortabel Urlaubsanträge und können diese gleich online genehmigen oder ablehnen.

Bester Service für Ihre Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter rufen Firmenkontaktdaten von Kollegen, Zuständigkeiten oder Vertretungsregelungen bequem über das Portal ab.
Neben Führungskräften greifen auch die einzelnen Mitarbeiter nach Absprache auf ausgewählte Dokumente aus der Personalakte zu.
Mit dem Urlaubskalender verschaffen sie sich einen schnellen Überblick über den eigenen Resturlaub sowie die Urlaubsplanung in der Abteilung.
Urlaubsanträge stellen Ihre Mitarbeiter bequem online. Diese werden automatisch an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet.
Sogar Lohn- und Gehaltsdokumente stellen Sie bequem im Portal bereit – diese sind drei Jahre lang für Ihre Mitarbeiter hinterlegt.

mitarbeitermanagement

Einfach gedacht – übersichtlich gemacht
Damit Sie für Personalentscheidungen immer alle Informationen zur Hand haben, stehen Ihnen im Personalportal die Daten aus sämtlichen Anwendungen zentral zur Verfügung.

Per Mausklick vergleichen Sie die Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters mit den Anforderungen seiner Stelle und identifizieren möglichen Schulungsbedarf.

Umfangreiche Datenbasis anlegen
Halten Sie persönliche Informationen, interne Kontaktdaten und vertragliche Vereinbarungen für jeden Mitarbeiter fest. Abrechnungsrelevante Informationen stehen Ihnen dabei direkt aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

Mitarbeiterprofile erstellen
Machen Sie sich ein komplettes Bild von Ihren Mitarbeitern und stellen Sie alle personenbezogenen Daten in kompakten Mitarbeiterprofilen dar – von Kontaktdaten über Arbeitszeiten bis hin zu Kompetenzen.

Personalmaßnahmen verfolgen
Stellen Sie sämtliche Personalmaßnahmen stichtagsbezogen in Agenda Personalmanagement dar. Die Anwendung speichert alle Ereignisse historisch, sodass Sie diese jederzeit zurückverfolgen können. Gleichzeitig können Sie künftige Maßnahmen anlegen.

Schulungsbedarf ermitteln
Vergleichen Sie auf Knopfdruck Fähigkeiten und Qualifikationen von Mitarbeitern mit den Anforderungen ihrer Stelle. So erkennen Sie auf einen Blick, ob Schulungsbedarf besteht oder Potenziale ungenutzt bleiben.

Externes Personal verwalten
Nutzen Sie den vollen Funktionsumfang von Agenda Personalmanagement auch für Ihre externen Mitarbeiter. Die Software erkennt, wenn ein Mitarbeiter nicht bei Ihnen angestellt ist. Bei der Synchronisation mit Lohn- und Gehaltsabrechnung bleibt er automatisch unberücksichtigt.

Ressourcen dokumentieren
Halten Sie in den Personalstammdaten fest, welche Arbeitsmittel und Zugangsberechtigungen Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt haben und welche Firmenwagen Sie aktuell nutzen.


Bilden Sie die Struktur Ihres Unternehmens ab

Stellenkataloge anlegen
Definieren Sie in einem Stellenkatalog, welche Positionen es in Ihrem Unternehmen gibt – samt Aufgaben, Qualifikationen und geforderten Fähigkeiten. Per Mausklick können Sie die Anforderungen mit den Kompetenzen der zugeordneten Mitarbeiter abgleichen.

Organisation abbilden
Bilden Sie die Struktur Ihres Unternehmens komplett ab – einschließlich Abteilungen, Hierarchieebenen und Schlüsselpositionen. Das System erzeugt automatisch ein anschauliches Organigramm, das Sie mühelos per Drag-and-drop anpassen.

Personalbedarf ermitteln
Ermitteln Sie den Personalbedarf in Ihrem Unternehmen, indem Sie Planstellen definieren. So erkennen Sie sofort, wo Recruiting-Maßnahmen notwendig sind.

Versäumen Sie keine Fristen mehr
In der Personalarbeit müssen Sie wichtige Termine wie Probezeiten, befristete Arbeitsverhältnisse oder Dienstjubiläen immer im Blick haben. Die im Personalmanagement integrierte
Terminverwaltung erinnert Sie automatisch daran. Zusätzlich können Sie individuelle Termine und Aufgaben je Mitarbeiter festlegen.

Sekundenschnelle Auswertungen
Mithilfe der vorinstallierten Standard-Auswertungen oder eigener Statistiken analysieren Sie Ihre Personaldaten gegenwarts- oder vergangenheitsbezogen. Die Grundlage hierfür bildet die Historie im Personalmanagement. Mit ihr können Sie alle Ereignisse zurückverfolgen.

Dank der Planstellenverwaltung bilden Sie auch zukünftige Personalsituationen ab. Anhand eines Organigramms sehen Sie, wie sich eine Umstrukturierung auf die Personalsituation auswirkt oder welcher zusätzliche Personalbedarf in einem Jahr entsteht.

Per Mausklick – schnelle Antworten auf diese und viele weitere Fragen:

  • Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie aktuell?
  • Wie viele davon sind Vollzeitkräfte?
  • Welche Mitarbeiter befinden sich gerade in Elternzeit?
  • Wie hoch ist die Fluktuationsrate?
  • Wie haben sich die Gehälter entwickelt?
  • Welche Arbeitsmittel haben Ihre Mitarbeiter erhalten?

digitale personalakte

Behalten Sie den Überblick über Mitarbeiterdokumente
Nur 25 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland arbeiten mit digitalen Personalakten. Doch genau damit legen sie die Basis für eine lückenlose Personalarbeit – mit einem zentralen Aufbewahrungsort und ohne Schattenakten.
Ordnen auch Sie künftig Verträge sowie gescannte HR-Dokumente sicher und gebündelt einzelnen Mitarbeitern zu. Mit unserer Digitalen Personalakte haben Sie immer genau die Unterlagen und Informationen parat, die Sie gerade benötigen.

Zentrale Verwaltung
Mit der digitalen Personalakte verabschieden Sie sich von der Dokumentenpflege an mehreren Orten und von Schattenakten, die in Schubladen schlummern.

Kompletter Überblick
Dank der Auswertung nach Pflichtdokumenten erhalten Sie eine Übersicht über bereits abgelegte oder fehlende Unterlagen.

Einfache Zuordnung
Vertragsunterlagen, Vereinbarungen oder Beurteilungen hinterlegen Sie bequem per Drag-and-drop-Funktion in den Stammdaten der Mitarbeiter.

Schnelle Wiedervorlage
Zum Prüfen einzelner Dokumente nach einer bestimmten Zeit legen Sie einen Termin und den Bearbeiter fest. Er erhält automatisch eine Erinnerung.

Strukturierte Ablage
Sie definieren Ihre individuelle Ablagestruktur und sortieren alle Schriftstücke über Register oder nach Dokumententypen.

Direkte Weitergabe von Informationen
Mithilfe des Personal-Portals stellen Sie Ihren Führungskräften und Mitarbeitern Informationen und Dokumente aus einzelnen Akten bereit.

Vollständig und sicher
Mit der digitalen Personalakte legen Sie alle Mitarbeiterdokumente an einer zentralen Stelle ab. Über die Vergabe von Berechtigungen steuern Sie, welche Mitarbeiter der Personalabteilung auf die Akten zugreifen können.

Schluss mit Papierakten
Ihre Personalakten digitalisieren Sie in wenigen Arbeitsschritten selbst. Ihnen fehlt die Zeit für die Vorbereitung oder Sie benötigen Unterstützung? Auch dafür haben wir eine Lösung: Gerne helfen Ihnen unsere Consultants dabei.

Für Führungskräfte und alle Mitarbeiter
Mit dem Personal-Portal geben Sie Informationen aus dem Personalmanagement und der digitalen Personalakte schnell und sicher online an Führungskräfte und Mitarbeiter weiter.

abwesenheiten

An- und Abwesenheiten im Blick
Im Personal-Portal sind alle Mitarbeiter über die An- oder Abwesenheit Ihrer Kollegen sofort im Bilde. Personalverantwortliche haben zusätzlich den vollen Überblick über den Grund einer Abwesenheit, etwa wegen Krankheit, Fortbildung, Arbeit im Home-Office oder frei auf Gleitzeit. Ein Blick in den Mitarbeiterkalender genügt und über gegenwärtige, vergangene und zukünftige Abwesenheiten besteht Klarheit.

Auswertungen und Statistiken zu Fehlzeiten
Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten schaffen Transparenz über Krankheitstage, Resturlaub oder Fortbildungstage. Übersichtliche Auswertungen und Statistiken erzeugen Sie mit wenigen Klicks und stellen diese Ihren Führungskräften sicher im Personal-Portal bereit. Folgende Auswertungen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Fehlzeitenstatistik
  • Krankheitstagestatistik
  • Krankenquote
  • An-/Abwesenheitsliste

Urlaubskalender im Personal-Portal
Wie viele Urlaubstage habe ich noch zur Verfügung? Kollidiert mein Urlaub mit dem Urlaub von Kollegen? Ein Blick in den Urlaubskalender genügt und Ihre Mitarbeiter sehen den eigenen Resturlaub sowie die Urlaubsplanung in der Abteilung. Dank des cloudbasierten Personal-Portals kann auch der Mitarbeiter auf Dienstreise oder im Home-Office auf den Kalender zugreifen und einen Urlaubsantrag stellen – auf dem Desktop, Tablet oder Smartphone.

Urlaubsantrag – der ganze Prozess digital
Vorbei die Zeiten, als ausgedruckte Anträge auf Reisen gingen. Ihre Mitarbeiter erstellen Urlaubsanträge mit wenigen Klicks. Jeder Antrag wird dann zur Genehmigung an die zuständige Führungskraft weitergeleitet. Auch hier genügt ein Klick und der Urlaub ist genehmigt. Nach der Genehmigung aktualisieren sich Urlaubskalender und Urlaubskonto automatisch. So sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand.

Standard-Kalenderkenner
Verschiedenfarbige Kalenderkenner sind standardmäßig integriert. Dazu zählen etwa Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Mutterschutz, Elternzeit, Gleittage etc.

Feiertage aller Bundesländer
Frei oder nicht frei? Die Feiertagsmodelle sämtlicher Bundesländer sind bereits hinterlegt – für das jeweils aktuelle Jahr und drei weitere Jahre im Voraus.

Fertige Urlaubsmodelle
Fünf standardisierte Urlaubsmodelle sind schon voreingestellt. Bei Bedarf können Sie weitere Urlaubsmodelle anlegen.

Synchron mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Erfasste Fehlzeiten in der Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden je nach Abwesenheitsart in die jeweils andere Anwendung übernommen. So sparen Sie sich die doppelte Erfassung von Krankheit, Elternzeit, Urlaub und anderen Fehlzeiten. Einmal erfasst, sind alle Fehlzeiten synchron in den Kalenderansichten, der Personalabrechnung und den Statistiken für Führungskräfte.

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